Как подключить ЭДО: пошаговая инструкция для ИП и ООО

Шаг 1. Поймите, что и с кем вы отправляете

Перед выбором сервиса ответьте себе на три вопроса. Это займёт десять минут, но сэкономит деньги на неподходящем тарифе.

• Какие документы. Обычно это счета, акты, счета-фактуры и УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет накладную и счёт-фактуру сразу.
• Сколько в месяц. Посчитайте только исходящие — те, что отправляете вы. За них берут деньги, входящие у большинства операторов бесплатны.
• С кем. Спросите у главных партнёров, через какого оператора они работают. Если через тот же — документы пойдут напрямую.

И ещё один вопрос: где вы ведёте учёт. Если в 1С, удобнее оператор, который встраивается в программу. Подробно эти вопросы разобраны в статье как выбрать оператора ЭДО.

Шаг 2. Выберите оператора и пакет

Оператор ЭДО — компания, которая доставляет документы. В каталоге «Elprise» 12 операторов, исходящий документ у них стоит от 0 до 20 ₽. Начать бесплатно можно у 6 из них.

Как выбрать быстро:

• несколько документов в месяц — смотрите бесплатные тарифы;
• больше — сравните суммы за год в калькуляторе ЭДО;
• не хотите разбираться — пройдите подбор за четыре вопроса.

Не покупайте сразу самый большой пакет. Начните с пробного периода или небольшого тарифа: так вы поймёте реальный объём, а пакет потом можно докупить.

Шаг 3. Получите электронную подпись

Без квалифицированной электронной подписи (КЭП) юридически значимые документы не подписать. Это самая надёжная подпись: по закону она равна подписи ручкой.

• Директору ООО и ИП подпись бесплатно выдаёт налоговая. Нужен паспорт, номера СНИЛС и ИНН и носитель — USB-токен или приложение на телефоне. В первый раз за подписью приходят лично. Пошагово — в инструкции как получить подпись в налоговой.
• Бухгалтеру и другим сотрудникам нужна своя подпись физлица и машиночитаемая доверенность — электронный документ, который даёт право подписывать от имени компании. Подпись для сотрудника выпускают коммерческие центры, сертификат стоит от 1 800 до 3 000 ₽. Где оформить доверенность — в подборке сервисов МЧД.

Если вы ещё не знаете, чем разные виды подписи отличаются, загляните в статью КЭП, НЭП и ПЭП.

Шаг 4. Зарегистрируйтесь и настройте кабинет

Регистрация у большинства операторов устроена похоже. Названия кнопок отличаются, но порядок один.

Шаг 5. Пригласите первого партнёра

Чтобы обмениваться документами, вы и партнёр должны «увидеть» друг друга в системе. Для этого отправляют приглашение — оно похоже на заявку в друзья.

1. Найдите в кабинете раздел с контрагентами — так называют партнёров.
2. Введите ИНН партнёра в поиск.
3. Если компания нашлась, нажмите кнопку приглашения. Партнёр подтвердит его у себя.
4. Если не нашлась — скорее всего, партнёр работает у другого оператора. Тогда нужен роуминг: пересылка документов между операторами.

Роуминг описан у 11 из 12 операторов каталога. Иногда его включают по заявке в поддержку — уточните это у своего оператора. Операторы с описанным роумингом собраны в подборке ЭДО с роумингом.

Шаг 6. Отправьте пробный документ

Договоритесь с партнёром о проверке и отправьте ему простой документ, например акт. Это покажет, что подпись работает, а документы доходят.

• Отправка. Создайте документ или загрузите файл из учётной программы, подпишите и отправьте. Статус покажет, доставлен ли он.
• Ответ партнёра. Партнёр подписывает документ у себя. Пока подписи нет, документ считается неподписанным — как бумажный без печати.
• Входящий. Попросите партнёра прислать документ вам и подпишите его. Так вы проверите обе стороны обмена.

Если всё прошло, переведите на ЭДО остальных партнёров. Удобно делать это по одному: начните с тех, кто отправляет больше всего документов.

Подписанные документы хранятся у оператора в архиве, и распечатывать их не нужно: если налоговая запросит документы, их отправляют тоже в электронном виде. Но архив лучше время от времени выгружать к себе — так документы останутся у вас, даже если вы смените оператора. Как это сделать, обычно описано в справке сервиса в разделе про архив или выгрузку.

Если партнёр не хочет переходить

Переходить на ЭДО или нет — решают обе стороны. Например, электронный счёт-фактуру по Налоговому кодексу выставляют по взаимному согласию сторон. Заставить партнёра нельзя, но можно помочь:

• Предложите роуминг. Если у партнёра уже есть другой оператор, ему не нужно ничего покупать.
• Расскажите о бесплатном старте. Входящие документы у многих операторов бесплатны, а для маленького объёма есть бесплатные тарифы.
• Оставьте бумагу на переходный период. С кем-то вы будете работать электронно, с кем-то — по-старому. Это нормально.

Сколько стоит подключение

Само подключение у многих операторов бесплатное — например, у Контур.Диадок. Деньги уходят на три вещи, и о каждой стоит знать заранее.

• Подпись. Директору и ИП в налоговой — бесплатно, нужен только носитель. Подпись сотруднику в коммерческом центре — от 1 800 до 3 000 ₽ за сертификат.
• Пакет исходящих документов. У операторов каталога исходящий документ стоит от 0 до 20 ₽, медиана — 9,50 ₽. Например, у Контур.Диадок цена документа — 11,80 ₽, у Saby ЭДО (СБИС) — 15 ₽.
• Связка с учётной программой. Встроенная интеграция с 1С у части операторов входит в тариф, у других настраивается отдельно — смотрите графу «Интеграции» в обзоре.

Если в месяц у вас около 50 исходящих документов, сумма за год у Контур.Диадок по формуле калькулятора — 7 080 ₽. Свою цифру посчитайте в калькуляторе: он сравнит всех операторов сразу.

Частые ошибки при подключении

• Подпись не видна в браузере. Чаще всего не стоит программа для подписи или плагин. Переустановите их по ссылке оператора и перезапустите браузер.
• Партнёр не находится по ИНН. Проверьте КПП и спросите, у какого оператора он работает. Возможно, нужен роуминг.
• Бухгалтер не может подписать. Проверьте, загружена ли его доверенность и совпадают ли данные в ней с данными в подписи: ФИО, ИНН, СНИЛС.
• Внезапно закончился пакет. Следите за остатком документов в кабинете и докупайте заранее.

Если ЭДО — это ваш первый шаг в «цифру», не путайте его с системами для внутренних документов. Чем они отличаются, разобрано в статье ЭДО или СЭД.

Чек-лист перед первым документом

Пройдитесь по списку перед тем, как отправить первый настоящий счёт или акт. Если везде можно поставить галочку, ЭДО готов к работе.

• У директора есть квалифицированная подпись, и вход в кабинет по ней работает.
• Карточка организации заполнена: ИНН, КПП, адрес совпадают с выпиской.
• Бухгалтеру выдана своя подпись и доверенность, если подписывает он.
• Главные партнёры приняли приглашения или настроен роуминг.
• Пробный документ отправлен, подписан партнёром и виден в архиве.

Сохраните этот список: он пригодится, когда вы будете подключать новых сотрудников или переходить к другому оператору.