КЭП, НЭП и ПЭП: какая электронная подпись нужна для каких документов

Три вида подписи одной таблицей

Электронная подпись — это данные, которые прикрепляются к файлу и показывают, кто его подписал. Виды отличаются тем, насколько надёжно они это доказывают.

КЭП: когда без неё нельзя

Квалифицированная электронная подпись — единственная, которая по закону равна подписи ручкой сама по себе. Ей не нужны договорённости между сторонами. Поэтому её требуют там, где документ проверяет государство:

• отчёты в налоговую и фонды — компании сдают их электронно с КЭП;
• счета-фактуры и УПД с функцией счёта-фактуры (УПД — передаточный документ, который заменяет накладную) — Налоговый кодекс требует для электронного счёта-фактуры квалифицированную подпись;
• государственные закупки и торги;
• машиночитаемые доверенности — директор подписывает их своей КЭП;
• электронные перевозочные документы и маркировка «Честный знак» — компании подписывают их квалифицированной подписью.

Если вы ведёте бизнес и обмениваетесь документами с партнёрами, КЭП нужна почти наверняка. Хорошая новость: директору и ИП её выдают бесплатно.

НЭП и ПЭП: где их хватает

Простая и неквалифицированная подпись работают, когда стороны заранее договорились их признавать. Обычно это записано в договоре, правилах сервиса или внутреннем документе компании.

Простая подпись — ПЭП

Вы пользуетесь ей каждый день, даже не замечая: подтверждаете перевод кодом из СМС, входите на Госуслуги, соглашаетесь с условиями интернет-магазина. Для бизнеса ПЭП подходит для внутренних бумаг и для договоров с клиентами-физлицами, если в договоре сказано, что код из СМС считается подписью.

Неквалифицированная подпись — НЭП

Она надёжнее простой: если документ после подписания изменят, это будет видно. НЭП часто выдают сервисы прямо внутри себя. Например, банк «Точка» в сервисе «Точка: ЭДО» по описанию тарифа выпускает неквалифицированную подпись бесплатно своим клиентам и их партнёрам для обмена документами. Такая подпись годится для актов и договоров, если обе стороны с этим согласны, но не для счетов-фактур и отчётов в налоговую.

Видно, что для работы с партнёрами и государством КЭП покрывает всё. Поэтому если вы ИП или директор и сомневаетесь — получайте КЭП, остальное приложится.

Где получают КЭП и сколько она действует

КЭП выпускает аккредитованный удостоверяющий центр — организация, которая проверяет вашу личность и создаёт подпись. Кто куда идёт:

• директор ООО и ИП — в налоговую или к её доверенным лицам, выпуск бесплатно. Срок действия такой подписи — 15 месяцев. Пошагово — в инструкции как получить подпись в налоговой;
• сотрудник и бухгалтер — в коммерческий центр, сертификат стоит от 1 800 до 3 000 ₽;
• обычный человек — в коммерческий центр или в приложение Госключ: там сертификат выпускается бесплатно.

У коммерческих центров срок зависит от тарифа. Например, в УЦ Контура подпись для физлица стоит 2 400 ₽ и действует 12 месяцев. Сравнить все 10 центров каталога можно в разделе электронной подписи.

Подпись физлица, ИП и организации: в чём разница

КЭП бывает выпущена на разных владельцев. От этого зависит, от чьего имени вы подписываете.

• Подпись физлица — подпись человека от своего имени. Ей подписывают личные документы. Сотрудник компании тоже подписывает своей подписью физлица, а право действовать за компанию ему даёт машиночитаемая доверенность.
• Подпись ИП — для предпринимателя. В ней указан его статус и ОГРНИП — регистрационный номер предпринимателя. Её выдаёт налоговая.
• Подпись руководителя организации — для директора, который действует без доверенности. В сертификате указана компания. Её тоже выдаёт налоговая.

Главная ошибка новичков — выпустить сотруднику подпись «на компанию», как раньше. Сейчас схема другая: подпись физлица плюс доверенность. Где оформить доверенность, смотрите в подборке сервисов МЧД.

Где хранится подпись: токен или телефон

Подпись — это ключ, и его нужно где-то держать. Варианта два.

• USB-токен — устройство, похожее на флешку. Подпись с него нельзя скопировать, поэтому это надёжный способ. Минус — токен надо носить с собой и не терять.
• Приложение или облако — подпись хранится в защищённом виде, а подписываете вы с телефона или компьютера после подтверждения. Налоговая, например, записывает подпись директора и ИП в приложение «Подпись для бизнеса» или «Госключ» — но прийти за ней в первый раз нужно лично.

Что выбрать, зависит от того, где вы работаете. Если подписываете из 1С на одном компьютере — удобен токен. Если в разъездах и с телефона — приложение. Удостоверяющие центры, которые выпускают подпись без визита в офис, собраны в подборке подписи дистанционно.

Частые ошибки с видами подписи

• Подписать счёт-фактуру неквалифицированной подписью. Партнёр может принять документ, но для налоговой он будет без силы, и вычет НДС у покупателя окажется под вопросом.
• Думать, что Госуслуги заменяют КЭП. Учётная запись на портале — простая подпись. Отчёт компании или договор с партнёром ей не подписать, если нет отдельной договорённости.
• Платить за подпись директора. Руководителю и ИП квалифицированную подпись бесплатно выпускает налоговая через свои инспекции и доверенных лиц. Если коммерческий центр предлагает платный тариф «для руководителя», уточните, что в него входит.
• Дать бухгалтеру токен директора. Так делать нельзя: подписывая чужой подписью, человек действует от чужого имени. Бухгалтеру нужна своя подпись физлица и доверенность.
• Пропустить срок действия. Подпись перестаёт работать в день окончания сертификата. Продлевайте заранее — у налоговой это можно сделать через личный кабинет, пока старая подпись действует.

Почти все эти ошибки случаются из-за спешки в первый день работы с ЭДО. Если вы как раз подключаетесь, пройдите шаги из инструкции как подключить ЭДО — там подпись идёт третьим шагом, после выбора оператора.

Как понять, какая подпись нужна вам

Ответьте на три вопроса:

1. Вы подписываете от имени бизнеса? Если да — нужна КЭП: директору и ИП её выдаёт налоговая.
2. Документы подписывает сотрудник? Ему — подпись физлица в коммерческом центре и машиночитаемая доверенность.
3. Вам нужно только для личных дел? Часто хватает Госуслуг. Если нужна именно КЭП — подойдут подписи для физлиц.

Предпринимателю список центров удобнее смотреть в подборке подписи для ИП.

Если ответ «и то и другое» — например, вы директор и иногда подписываете личные документы, — надёжнее завести отдельную подпись физлица для личных дел. Это не дублирует расходы: подпись директора из налоговой бесплатная, и подпись в приложении «Госключ» тоже. Главное — не путать, какой подписью вы подписываете конкретный документ.