Как создать МЧД в СБИС: пошаговая инструкция для директора и сотрудника

Что подготовить заранее

До того как открывать форму доверенности, проверьте три вещи.

• Подпись руководителя в Saby. В разделе «Подписи» или «Сотрудники/Подписи» в списке должна быть электронная подпись руководителя: без неё доверенность не зарегистрировать. Директорам и ИП квалифицированную подпись бесплатно выдаёт УЦ ФНС России; понадобится свой USB-токен или мобильное приложение.
• Подпись сотрудника. Сотрудник подписывает документы своей подписью физического лица, а МЧД подтверждает, что он действует от имени компании. В налоговой такую подпись не получить: УЦ ФНС выдаёт её только руководителям, ИП и нотариусам. Сотрудникам подпись выпускают удостоверяющие центры: в УЦ Тензор (Saby) подпись для физлица стоит 2 000 ₽, в УЦ Контура — 2 400 ₽ на 12 месяцев. В тариф Saby ЭДО (СБИС) подпись для сотрудника уже входит.
• Данные сотрудника. Понадобятся ФИО, ИНН и СНИЛС. Они должны совпадать с данными в его подписи: расхождение — одна из причин, по которым доверенность не проходит проверку. Оформить МЧД можно и на стороннего специалиста, например бухгалтера на аутсорсе: достаточно добавить его карточку в Saby, доступ в систему давать не обязательно.

Если доверенность нужна для отчётности, у подписи руководителя в разделе «Подписи» должна стоять эмблема ФНС. Нет эмблемы — откройте «Настройки», в блоке «Наши компании» зайдите в карточку компании, перейдите в раздел «Сдача отчётности» и добавьте налоговую по месту учёта. Для отчётности в СФР и Росстат проверьте в блоке «Реквизиты» поля «№ в ФСС», «№ в СФР» и «ОКПО».

Где в Saby раздел доверенностей

Название раздела зависит от того, каким продуктом Saby вы пользуетесь. По справке Saby, пути такие:

Интерфейс сервиса меняется, поэтому названия разделов сверяйте со справкой Saby — ссылки на неё стоят в источниках под статьёй.

Как создать МЧД: четыре шага

Вся работа — в одной форме. Заполнить её может бухгалтер или кадровик, но последний шаг делает руководитель.

Что делает руководитель, а что — сотрудник

Руководитель подписывает доверенность своей электронной подписью. Если форму заполнял бухгалтер, запрос на подпись можно отправить руководителю по электронной почте: по описанию на сайте Saby, он подпишет доверенность прямо из письма.

Дальше доверенность регистрируется. По справке Saby, это может занять несколько часов; когда всё готово, в Saby приходит уведомление. Если МЧД оформлена сразу по нескольким направлениям — например, для ЭДО и для ФНС, — результат по каждому виден в ленте доверенности. Статус «Отказ регистрации» означает, что доверенность не принята: что делать в этом случае, описано в справке.

Сотруднику в самой доверенности ничего подписывать не нужно. После регистрации его имя появляется в печатных формах тех документов, которые ему доверили, и он подписывает их своей подписью. Если сотрудник сдаёт отчётность в нескольких аккаунтах Saby с одной подписью, её нужно зарегистрировать в каждом.

Как загрузить готовую МЧД из другого сервиса

Если доверенность уже оформлена в другой учётной системе или в распределённом реестре ФНС, создавать её заново не нужно: в Saby есть загрузка готовой МЧД. В справке два сценария — для ЭДО и перевозочных документов и для электронной отчётности.

Оформить МЧД можно не только в Saby. В каталоге 9 сервисов, которые работают с доверенностями: операторы ЭДО, сервисы перевозочных документов и удостоверяющие центры. Например, в УЦ Контура есть комплект «КЭП + МЧД» для сотрудника за 4 624 ₽ на 12 месяцев, а у сервиса «Ассист.ЭДО (ЭТП ГПБ)» — модуль, который создаёт, подписывает и регистрирует доверенность в реестре ФНС.

Для контрагентов и для налоговой: в чём разница

Формат файла выбирать не придётся. Saby пишет, что использует единый формат 003 — и для обмена между компаниями, и для госорганов. Налоговая принимает единую форму МЧД этого формата с 1 марта 2025 года; доверенности, оформленные раньше, продолжают действовать.

Разница — в полномочиях. Для контрагентов их выбирают словами: это типы документов из таблицы выше. Для налоговой полномочия указывают кодами из справочника ФНС. По справке Saby, текстовые полномочия и коды в одной доверенности не совмещаются.

Частые ошибки: что проверить перед отправкой документа

В справке Saby есть список причин, по которым доверенность не проходит проверку. Пять из них легко предупредить:

• Закончился срок действия. Посмотрите дату до отправки важного документа и оформите новую доверенность заранее.
• Данные в подписи и в доверенности не совпадают. Сверьте ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудника.
• ИНН доверителя не тот. Доверенность выдана одной организацией, а документ отправляют от другой.
• Доверенность ещё не зарегистрирована. Документ отправили, не дождавшись уведомления о регистрации.
• Доверенность отозвана. После отзыва подписывать по ней нельзя — нужна новая.

Вывод: порядок действий

МЧД в Saby — это одна форма и одна кнопка, но подготовиться к ней стоит заранее.

1. Проверьте подпись руководителя в разделе «Подписи».
2. Получите для сотрудника подпись физического лица.
3. Создайте доверенность, отметьте только нужные полномочия и задайте срок.
4. Нажмите «Зарегистрировать МЧД» и дождитесь уведомления.
5. Перед первой отправкой убедитесь, что срок не истёк, а данные сотрудника совпадают с подписью.

Если в Saby вы не работаете, сравните, где ещё оформляют доверенности: в подборке «Где оформить МЧД» — 9 сервисов с ценами и оценками.