Как устроен электронный документооборот и с чего начать
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами через интернет. УПД, акты, счета и договоры подписывают электронной подписью и передают через оператора. Оператор фиксирует, когда документ отправлен и получен, поэтому дублировать его на бумаге не нужно.
Кому нужен ЭДО
Тем, кто работает с маркированными товарами: УПД с кодами маркировки уходит в «Честный знак» через оператора ЭДО. Перевозчикам и грузовладельцам — для электронных транспортных накладных. Остальным ЭДО экономит время и деньги на курьерах и почте: документ доходит за минуты, а не за дни. Если у вас несколько документов в месяц и контрагенты согласны на бумагу, спешить не обязательно: начните с бесплатного варианта и посмотрите, сколько времени он экономит.
Четыре задачи — четыре типа сервисов
В каталогах программ всё это лежит одним списком, и новичку легко сравнить несравнимое. Оператор ЭДО передаёт документы между вами и контрагентом: в каталоге их 12. Сервис ЭТрН и ЭПД оформляет перевозочные документы — их 9. Удостоверяющий центр выпускает электронную подпись: без неё документ не подписать, таких центров в каталоге 10. Сервисы маркировки и программы для ЕГАИС работают с кодами товаров и алкогольной отчётностью — их 10. У крупных групп — Контур, СБИС, Астрал, Такском — есть сервисы сразу для нескольких задач, и называются они похоже. Чтобы не перепутать, загляните в раздел «Кто есть кто».
Из чего складывается цена
Платят обычно за исходящие документы: пакетом на год или по факту. В каталоге цена одного документа у операторов — от 0 до 20 ₽, медиана — 9,50 ₽. Чем больше пакет, тем дешевле документ: в сервисе «Доки» на пакете 10 000 документов цена падает до 3,90 ₽. Отдельно оплачивают подпись для сотрудников, носитель, а иногда и модуль для учётной программы: у «Такскома» модуль для 1С — отдельная опция за 10 000 ₽ в год. Входящие документы у части операторов бесплатны на любом тарифе — так у Диадока, 1С-ЭДО и «Такскома», — поэтому считать нужно в первую очередь то, что отправляете вы.
С чего начать
Сначала узнайте, у каких операторов работают ваши основные контрагенты: внутри одного оператора обмен настраивается быстрее, с остальными поможет роуминг. Затем посчитайте в калькуляторе сумму за год при вашем числе документов: минимальная цена пакета и цена документа дают разный порядок в рейтинге. Если документов мало, посмотрите операторов с бесплатным стартом — их 6 из 12. Подпись директору и ИП бесплатно выдаёт УЦ ФНС, сотрудникам её выпускают удостоверяющие центры: цена сертификата в каталоге — от 1 800 до 3 000 ₽.
Как читать рейтинг
Оценка в круглой печати — не мнение редакции, а расчёт по методике из пяти критериев: цена, возможности, старт без оплаты, роуминг и интеграции. Сравнивать оценки стоит внутри одного типа сервисов: у операторов ЭДО и удостоверяющих центров критерии разные. Прочерк в таблице значит, что на сайте сервиса этих данных нет: мы не додумываем цены и не берём их «со слов менеджера». У каждой цены стоит ссылка на страницу, с которой она взята, а все проверки собраны в журнале.
Если не хочется разбираться в таблицах, ответьте на четыре вопроса в подборе: он покажет три сервиса и объяснит, по каким значениям полей они подошли.