Как получить электронную подпись в налоговой: что взять с собой и как проходит выдача

Кому налоговая выдаёт подпись

Бесплатная подпись в налоговой положена не всем. Её получают только те, кто действует от имени бизнеса без доверенности:

• руководитель организации — обычно генеральный директор ООО;
• индивидуальный предприниматель;
• нотариус — документы он подаёт через фонд при Федеральной нотариальной палате.

Сотрудникам, бухгалтерам и обычным людям налоговая подпись не выдаёт. Это не ошибка инспекции, а правило: подпись для них выпускают коммерческие удостоверяющие центры. Удостоверяющий центр — это организация, которая проверяет вашу личность и создаёт подпись на ваше имя. У банков свой порядок: их руководителям подпись выдаёт центр Банка России.

Что взять с собой

Список короткий. По данным ФНС, нужны:

• паспорт — только оригинал, копия не подойдёт;
• СНИЛС — номер вашего страхового счёта, его можно просто назвать;
• ИНН — ваш личный налоговый номер;
• носитель, на который запишут подпись.

Регистрационный номер организации (ОГРН) или предпринимателя (ОГРНИП) тоже называют сотруднику, но бумаги для этого не нужны: налоговая видит их в своей базе. Важно, чтобы данные в базе были верными. Если вы недавно сменили паспорт или фамилию, а в базе старые сведения, подпись в тот же день не выдадут. По данным ФНС, тогда вас пригласят в другой день, и срок может вырасти до 5 дней.

Какой носитель купить

Сама подпись бесплатная, но хранить её нужно на своём устройстве. Налоговая принимает два варианта.

USB-токен

Токен похож на флешку, но защищён: подпись с него нельзя скопировать. Подойдёт токен с разъёмом USB Type-A (или другой разъём с переходником) и действующим сертификатом ФСТЭК или ФСБ. Сертификат означает, что устройство проверили государственные службы. Токен покупают у производителей и их дилеров, у доверенных лиц налоговой или в автоматах, которые стоят в некоторых инспекциях. Перед покупкой спросите продавца про сертификат: налоговая проверяет токен при записи, и неподходящий не примет.

Приложение на телефоне

Вместо токена можно поставить на телефон приложение «Подпись для бизнеса» или «Госключ». Тогда подпись хранится в защищённом виде и токен не нужен. Но прийти за ней всё равно нужно лично. Это удобно, если вы подписываете документы с телефона. Чем хранение в телефоне отличается от токена, разобрано в подборке подписи без визита в офис.

Как проходит выдача: пять шагов

Сначала проверьте, в какой инспекции выдают подписи: это делают не все отделения. Адреса есть на сайте ФНС в разделе удостоверяющего центра. Прийти можно в любую такую инспекцию, независимо от того, где зарегистрирован бизнес. Многие инспекции принимают по записи — её можно оформить на сайте налоговой.

Можно ли получить подпись без визита

В первый раз — нужно прийти лично. Налоговая должна убедиться, что подпись получает именно руководитель или предприниматель.

Без визита обычно получают уже следующую подпись. Есть два пути:

• Через личный кабинет. Если у вас есть действующая подпись налоговой, новую можно заказать в личном кабинете организации или предпринимателя на сайте ФНС. Заявление подписывают старой подписью.
• По биометрии. ФНС описывает и выпуск без визита: нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах и сданная биометрия — образец лица и голоса в государственной системе, его сдают в банке. Подпись тогда выпускают через сервис ФНС или приложение «Подпись для бизнеса». Условия уточните на сайте ФНС заранее.

Если срок подписи уже закончился, а биометрии нет, придётся снова прийти в инспекцию или к доверенному лицу. Поэтому продлевайте подпись заранее, пока старая работает.

Что сделать после получения

Сама по себе подпись на токене ещё не работает. Компьютеру нужно «научиться» с ней обращаться. Для этого:

1. Установите программу для подписи. Её называют криптопровайдером: она шифрует и подписывает документы. Без неё компьютер не увидит подпись.
2. Поставьте драйвер токена и плагин для браузера. Их выпускает производитель носителя, ссылки обычно есть на его сайте.
3. Проверьте подпись. Войдите в личный кабинет на сайте ФНС с токеном: если вход прошёл, всё настроено.
4. Подключите сервисы. Теперь подпись можно использовать в сервисе обмена документами, для отчётов и для торгов.

Плата за саму подпись не берётся, но за программу для подписи иногда платят отдельно — это зависит от программы и сервиса, где вы её используете. Уточните условия до покупки.

Если в компании документы подписывает не только директор, сотрудникам нужна своя подпись и машиночитаемая доверенность — электронный документ, который даёт право подписывать от имени компании. Подписывает такую доверенность директор своей подписью из налоговой. Где её оформить, смотрите в подборке сервисов для МЧД.

Частые ошибки и как их не допустить

Большинство отказов и повторных визитов связаны не с самой налоговой, а с подготовкой. Вот что чаще всего мешает получить подпись с первого раза.

• Токен без сертификата. Дешёвая «флешка для подписи» с рынка может не подойти: налоговая проверит токен и откажет. Спросите у продавца, есть ли у токена сертификат ФСТЭК или ФСБ, и проверьте разъём: нужен USB Type-A или переходник.
• Старые данные в реестре. Если данные паспорта не совпадают с базой налоговой, подпись в тот же день не выдадут, и ждать придётся до 5 дней.
• Не та инспекция. Подписи выдают не во всех отделениях. Перед поездкой проверьте адрес на сайте ФНС или идите к доверенному лицу налоговой.
• Забытый пароль. Удостоверяющий центр паролей не хранит. Если забыть ПИН-код, восстановить его, скорее всего, не получится, и подпись придётся выпускать заново. Запишите пароль в надёжном месте, но не на самом носителе.

Ещё одна частая ситуация — директор сменился. Подпись выдают на конкретного человека, поэтому новый руководитель получает свою. Подпись прежнего директора налоговая отключает сама, когда в реестре появляется запись о смене.

Сколько всё будет стоить

Сама подпись — бесплатно. Расходы появляются вокруг неё, и о них лучше знать заранее:

• Носитель. Токен покупают один раз, его можно использовать и для следующих подписей. Если поставить приложение на телефон, тратиться на токен не нужно.
• Программа для подписи. За неё иногда платят отдельно — смотрите условия программы и сервиса, где будете подписывать.
• Сервис обмена документами. Чтобы отправлять счета и акты партнёрам, нужен оператор ЭДО — компания, которая доставляет электронные документы. У операторов из нашего каталога исходящий документ стоит от 0 до 20 ₽, а начать бесплатно можно у 6. Посчитать сумму за год поможет калькулятор ЭДО.

Для сравнения: подпись в коммерческом центре стоит от 1 800 до 3 000 ₽ за сертификат. Поэтому директору и предпринимателю почти всегда выгодно идти в налоговую, а платный центр брать только для сотрудников.

Когда подпись из налоговой не подойдёт

Бесплатная подпись закрывает главное: отчёты, обмен документами с партнёрами, подпись договоров и доверенностей. Но иногда её не хватает:

• нужна подпись сотруднику или бухгалтеру — налоговая её не выдаёт;
• нужна подпись обычному человеку — например, для сделок с недвижимостью или работы с госорганами.

А вот подпись директору или ИП «с доставкой курьером» коммерческие центры не выпускают. ФНС прямо предупреждает: такие предложения без личного визита — признак мошенников.

В этих случаях подпись выпускают коммерческие центры. В каталоге «Elprise» 10 центров, платный сертификат стоит от 1 800 до 3 000 ₽. Например, в УЦ Контура подпись для физлица стоит 2 400 ₽. Чем отличаются бесплатный и платный путь, мы разобрали в сравнении УЦ ФНС и УЦ Контура.