Как выбрать оператора ЭДО: семь вопросов, которые стоит задать до оплаты

1. С кем вы обмениваетесь документами

Начните не с цены, а со списка партнёров. Выпишите пять-десять компаний, с которыми чаще всего обмениваетесь счетами и актами, и спросите у их бухгалтерии, каким оператором они пользуются.

Если все ваши партнёры работают у одного оператора, проще подключиться туда же: документы будут ходить напрямую. Если операторы разные, понадобится роуминг — пересылка документов между операторами. Роуминг описан у 11 из 12 операторов каталога, но условия различаются: у одних он работает со всеми, у других — только с крупными операторами или по заявке.

Например, у Saby ЭДО (СБИС) роуминг — «со всеми операторами», у Доки (Астрал.ЭДО) — «по заявке». Полный список с отметкой о роуминге — в подборке ЭДО с роумингом.

2. Сколько документов вы отправляете в месяц

Почти все операторы берут деньги за исходящие документы — те, что отправляете вы. Входящие у большинства бесплатны. Поэтому посчитайте, сколько счетов, актов и накладных уходит от вас за месяц, и умножьте на 12.

Цена зависит от объёма двумя способами:

• годовой пакет — вы заранее покупаете определённое число документов. Например, у Контур.Диадок годовой пакет на 250 исходящих документов стоит 2 950 ₽;
• оплата за документ — платите по факту. У ЭДО.Поток (EDO.ru) цена документа падает с объёмом: 8 ₽ за один, 7 ₽ при 100, 5 ₽ при 1 000 и 3,5 ₽ при 10 000 документов.

При маленьком объёме важна цена входа — самый дешёвый пакет. При большом — цена одного документа. Посчитать сумму за год у разных операторов поможет калькулятор ЭДО: введите число документов, и он покажет итог по каждому тарифу.

3. Работаете ли вы в 1С

Если бухгалтерия ведётся в 1С, документы удобнее отправлять прямо из программы. Тогда не придётся выгружать файлы и загружать их в отдельный кабинет. Такая связка называется интеграцией.

• Интеграция с 1С — кнопка «отправить» появляется в самой программе. Особый случай — 1С-ЭДО: это сервис внутри 1С, годовой пакет на 200 комплектов стоит 2 000 ₽, а комплект — это счёт-фактура и до двух других документов.
• API — программный способ связать ЭДО с любой другой программой. Это нужно, если у вас свой сайт, интернет-магазин или учётная система. Для настройки обычно нужен программист.

ИП без программиста API почти никогда не нужен. Если вы работаете в браузере и отправляете несколько документов в неделю, хватит веб-кабинета. Операторы со связкой с 1С собраны в подборке ЭДО с 1С, с API — в подборке ЭДО с API.

4. Есть ли у вас электронная подпись

Без квалифицированной электронной подписи юридически значимый обмен не начать. Директор ООО и ИП получают её бесплатно в налоговой — как это сделать, разобрано в пошаговой инструкции.

Если документы подписывает бухгалтер или другой сотрудник, ему нужна своя подпись и машиночитаемая доверенность. Здесь у операторов разные условия. Например, в тариф Saby ЭДО (СБИС) подпись для сотрудника уже входит, а у других её покупают в удостоверяющем центре отдельно — за от 1 800 до 3 000 ₽. Спросите об этом до оплаты: иначе дешёвый тариф может выйти дороже.

5. Что бесплатно и в чём подвох

Слово «бесплатно» у операторов означает разное. Бесплатный старт есть у 6 из 12 операторов каталога, но условия у всех свои:

Подвох обычно в трёх местах. Пробный период заканчивается, и документы начинают списываться по обычной цене. Бесплатный тариф ограничен числом документов или только частью партнёров. А продление пакета на второй год может стоить иначе, чем первый. Поэтому смотрите не на «бесплатно», а на сумму за год при вашем объёме. Список операторов с бесплатным стартом — в подборке бесплатного ЭДО.

6. Кто поможет, если что-то не работает

Первая настройка редко проходит гладко: подпись не видна, партнёр не нашёлся, документ не дошёл. Поэтому заранее узнайте, как связаться с поддержкой:

• есть ли телефон или только чат;
• в какие часы отвечают — с учётом вашего часового пояса;
• помогают ли с первой настройкой и приглашением партнёров;
• есть ли личный менеджер на вашем тарифе.

Качество поддержки редакция «Elprise» не оценивает — в сервисах мы не регистрировались. Самый надёжный способ проверить — задать вопрос до оплаты и посмотреть, как быстро и понятно ответят.

7. Есть ли оператор в реестре ФНС и как уйти от него

Электронные счета-фактуры и УПД (передаточные документы, которые заменяют накладную) должны идти через оператора из списка налоговой. Проверить это просто: найдите оператора в списке на сайте ФНС и сверьте с договором название юрлица и ИНН. Будьте внимательны: сервис и оператор часто называются по-разному. Как это сделать по шагам, разобрано на странице операторов из реестра ФНС.

Второй вопрос — как уйти, если оператор перестанет устраивать. Спросите, можно ли выгрузить все документы архивом и сколько хранятся документы после окончания тарифа. Переход к другому оператору — обычное дело, но архив лучше забрать заранее.

Пример: сколько выйдет за год при 50 документах в месяц

Чтобы увидеть, как сильно расходятся цены, возьмём типичный малый бизнес: 50 исходящих документов в месяц, то есть 600 в год. Калькулятор каталога считает сумму по цене документа каждого оператора. Цифры ниже обновляются вместе с каталогом.

Это грубая прикидка: реальные пакеты продаются ступенями, и бесплатные документы в неё не входят. Но порядок сумм она показывает честно. Свой объём подставьте в калькулятор, а таблицу всех тарифов смотрите в подборке тарифов ЭДО.

Частые ошибки при выборе оператора

• Выбрать по рекламе, а не по партнёрам. Если главный покупатель работает у другого оператора, а роуминга нет, документы до него просто не дойдут.
• Купить большой пакет «на вырост». Пакеты продаются на срок — у многих операторов на год. Уточните, переносятся ли неиспользованные документы на следующий срок. Если нет, начните с меньшего пакета и докупите, когда поймёте свой объём.
• Забыть про подпись сотрудника. Бухгалтеру нужна своя подпись и доверенность — это отдельные расходы.
• Не проверить продление. Цена первого года и следующих может отличаться. Спросите об этом заранее.
• Подключить нескольких операторов «на всякий случай». Документы разъедутся по разным кабинетам, и бухгалтер будет искать их в трёх местах. Лучше один основной оператор и роуминг.

Все эти ошибки ловятся одним действием: до оплаты напишите оператору свои ответы на семь вопросов и попросите расчёт на год. Хороший оператор ответит конкретной суммой и условиями, а не общими словами.

Как принять решение

Соберите ответы в одну короткую записку: партнёры и их операторы, документов в месяц, учётная программа, кто подписывает. С ней выбор займёт полчаса:

1. Отберите операторов, у которых есть роуминг с операторами ваших партнёров.
2. Оставьте тех, у кого есть связка с вашей учётной программой, если она нужна.
3. Посчитайте сумму за год в калькуляторе при вашем объёме.
4. Задайте вопросы о подписи и поддержке двум-трём оставшимся.

Если не хочется разбираться вручную, пройдите подбор за четыре вопроса — он сам отсеет неподходящих. А сравнить всех операторов по цене, роуминге и интеграциям можно в разделе операторов ЭДО. Порядок в таблицах — по методике, где цена весит 30%, а роуминг — 15%.